Trạm sạc dự phòng cho sự kiện: chuẩn bị những gì?

Sự kiện nào cũng đến lúc khách bắt đầu đi tìm ổ cắm. Vé điện tử, bản đồ gian hàng, mã QR thanh toán và hàng trăm tấm ảnh — tất cả rút pin nhanh hơn ngày thường, trong khi sóng yếu vì đông người lại càng làm máy tốn điện. Bài này nói về cách tính số máy cần thuê, đặt ở đâu, và chuẩn bị gì trước ngày diễn ra.

Vì sao sự kiện nào cũng thiếu ổ cắm

Ở sự kiện, điện thoại là vé vào cửa, là bản đồ gian hàng, là ví tiền và là máy ảnh. Bốn việc đó cộng lại khiến pin tụt nhanh hơn ngày thường rất nhiều — thêm nữa, sóng ở nơi đông người luôn yếu, và máy phải tăng công suất phát để bám trạm.

Kết quả quen thuộc: tới giữa buổi chiều, những ổ cắm hiếm hoi ở chân cột bị bao vây, khách ngồi bệt dưới đất cạnh tường, và ban tổ chức nhận về những tấm ảnh không đẹp chút nào.

Trạm sạc dự phòng giải quyết đúng chỗ đó: khách lấy pin, bỏ túi, đi tiếp. Không ai phải ngồi cạnh ổ điện.

Cần bao nhiêu khe pin cho sự kiện của bạn

Đây là câu hỏi ban tổ chức hay hỏi nhất, và cũng là chỗ dễ ước lượng sai nhất theo cả hai hướng.

Ba biến số quyết định:

• Lượng khách cùng lúc, không phải tổng lượt khách cả ngày. Sự kiện 5.000 lượt trải đều 8 tiếng khác hẳn 5.000 người vào cùng một khung giờ.
• Thời gian khách ở lại. Hội chợ khách ra vào liên tục cần ít khe hơn concert nơi mọi người ở lại suốt.
• Vòng quay pin. Một viên pin được thuê, dùng 2 tiếng rồi trả lại sẽ phục vụ được vài người trong một ngày — nhưng chỉ khi trạm còn khe trống để nhận pin về.

Điểm mấu chốt ít người để ý: trạm đầy khe cũng tệ ngang trạm hết pin. Khách muốn trả mà không có chỗ cắm sẽ mang pin về nhà, và bạn mất viên pin đó cho phần còn lại của sự kiện.

Vì vậy nguyên tắc thực dụng là tính theo lượng khách cùng lúc rồi cộng thêm dư địa, thay vì tính vừa khít. Bên cho thuê có kinh nghiệm sẽ hỏi bạn ba con số trên trước khi báo số máy — nếu họ báo giá ngay mà không hỏi, hãy hỏi lại.

Đặt trạm ở đâu trong mặt bằng sự kiện

Vị trí quyết định trạm được dùng hay bị bỏ quên.

• Gần cửa vào. Khách kiểm tra pin lúc vừa tới, không phải lúc sắp về.
• Cạnh khu ăn uống. Chỗ người ta dừng lại lâu nhất, và cũng là lúc rảnh tay để thao tác.
• Gần khu vực chờ. Hàng chờ vào sân khấu chính, chờ check-in, chờ gửi đồ.
• Tránh nơi sóng yếu. Trạm cần kết nối để xác nhận giao dịch. Góc hầm hoặc sau kết cấu thép dày là chỗ nên thử sóng trước.

Với sự kiện ngoài trời, thêm một yêu cầu nữa: máy phải chống nước. Một cơn mưa rào giữa buổi là chuyện bình thường ở Việt Nam, và máy trong nhà đem ra sân không chịu được.

Chuẩn bị gì trước ngày diễn ra

Danh sách này ngắn nhưng bỏ sót một mục là hỏng cả ngày.

1. Nguồn điện tại mỗi vị trí. Xác nhận có ổ cắm, chịu được tải, và không nằm chung nhánh với thiết bị công suất lớn như máy lạnh di động hay đèn sân khấu.
2. Thử sóng tại chỗ. Đứng đúng vị trí định đặt máy và kiểm tra sóng 4G. Làm việc này lúc khảo sát, không phải sáng hôm sự kiện.
3. Lắp trước giờ mở cửa. Không phải trước giờ khách đông — trước giờ mở cửa, để còn thời gian xử lý nếu có trục trặc.
4. Một người liên lạc. Ban tổ chức cần biết gọi ai khi máy trục trặc, và bên cho thuê cần biết gọi ai khi cần vào khu vực hạn chế.
5. Kế hoạch thu hồi. Ai thu, lúc mấy giờ, đi lối nào. Thoả thuận trước, vì sau sự kiện mọi người đều mệt và mọi lối đi đều tắc.

Chi phí tính thế nào

Thuê trạm cho sự kiện thường tính theo ngày và theo số máy. Vài điểm nên làm rõ khi hỏi giá:

• Đã gồm pin chưa. Máy không có pin thì vô dụng. Báo giá tử tế luôn gồm pin theo máy.
• Lắp đặt và thu hồi tính riêng hay đã gồm.
• Có người trực kỹ thuật không, và trực suốt hay chỉ hỗ trợ từ xa.
• Thuê nhiều ngày hoặc nhiều máy có giảm không. Thường là có, từ khoảng ba ngày trở lên.

Một lựa chọn ban tổ chức hay bỏ qua: màn hình trên trạm chạy được nội dung của bạn. Nếu sự kiện có nhà tài trợ, chỗ đó là một vị trí hiển thị ngay tại điểm khách dừng chân — đủ để bù một phần chi phí thuê.

Câu hỏi thường gặp

Sắp tổ chức sự kiện?

Soltech cho thuê trạm sạc theo ngày, lắp trước giờ G và thu hồi sau sự kiện, bao gồm pin theo máy. Gọi 0981 223 451 hoặc xem mô hình cho thuê sự kiện.